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    會計檔案需要保管多久?如何銷毀?有什么風險?

    法律 法律7290
    一、各類會計檔案保管期限
    按照2015年財政部和國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》(中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號,以下簡稱“79號令”)的規定,企業的會計檔案保管年限按下表所列示的期限進行保管。
    企業和其他組織會計檔案保管期限表 
    對于上表中所列示的會計檔案保管,除了保管期限外,實務中需要關注以下幾個問題:
    1、保管期限如何計算。上述表中所列示的會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。如2021年的會計檔案,從2022年1月1日開始計算保管年限。
    2、企業如何確定保管期限。上述會計檔案保管期限為最低保管期限,企業可以在此基礎上增加年限。
    3、企業自定義的會計檔案如何確定保管期限。企業會計檔案的具體名稱如有同上表所列檔案名稱不相符的,應當(就是必須)比照類似檔案的保管期限確定具體年限。
    4、企業合并,會計檔案如何保管。企業發生合并,合并后原各單位解散或者一方存續其他方解散的,原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。單位合并后原各單位仍存續的,其會計檔案仍應當由原各單位保管。
    5、企業分立,會計檔案如何保管。企業發生分立,分立后原單位存續的,其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管,其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。
    分立后原單位解散的,其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置,各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。
    6、企業注銷,會計檔案如何保管。79號令規定,單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關規定處置。
    這個有關規定是如何規定的呢?
    按照《中華人民共和國檔案法》的規定,企業發生撤銷、合并等情形時,應當按照規定向有關單位或者檔案館移交檔案。
    對于絕大部分民營企業而言,注銷后向政府部門移交檔案基本不切實際。那企業所有者能自行銷毀嗎?
    保險起見,建議參考原《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)的規定,在會計檔案尚未到達保管期限時,由財產所有者(股東)代管。待保管期限屆滿時,按下列銷毀程序處理。
    二、會計檔案銷毀程序
    (一)檔案鑒定
    按照79號令的要求,會計檔案保管到期后,公司應成立檔案鑒定小組,對檔案進行鑒定。
    鑒定小組由檔案管理部門(財務部或行政部)牽頭,成員包括公司會計、審計、紀檢監察等機構或人員(注:只需公司內部人員即可,不需外請中介機構協助)。
    鑒定小組鑒定后,形成鑒定意見并由鑒定人員簽字,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀(注:不需向政府部門報備或審批)。
    保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。
    (二)會計檔案銷毀程序
    1、編制銷毀清冊。檔案管理部門編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。
    2、簽署意見。單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
    3、現場監銷。單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機構共同派員監銷(如焚燒、粉碎或打成紙漿)。監銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名。
    《會計檔案銷毀清冊》沒有統一的格式,有需要的企業可以參考下面的樣表進行增減。

    會計檔案銷毀清冊(樣表)

    三、故意銷毀賬簿的法律責任

    如果不到保管期限而銷毀賬簿,會有什么后果呢?通常來說,如果企業沒有任何問題,不會有什么后果。但如果出現了一些經濟和稅收問題,有關部門檢查的時候,發現賬簿保管未到期而已經被銷毀,可能會涉及以下法律責任。

    2022年4月29日,最高人民檢察院、公安部4月29日聯合發布修訂后的《關于公安機關管轄的刑事案件立案追訴標準的規定(二)》,修訂后的《立案追訴標準(二)》對公安機關管轄的78種經濟犯罪案件立案追訴標準予以進一步明確規定,該標準自2022年5月15日起實施。其中第八條是關于故意銷毀賬簿的條款。

    第八條  〔隱匿、故意銷毀會計憑證、會計帳簿、財務會計報告案(刑法第一百六十二條之一)〕隱匿或者故意銷毀依法應當保存的會計憑證、會計帳簿、財務會計報告,涉嫌下列情形之一的,應予立案追訴:    
    (一)隱匿、故意銷毀的會計憑證、會計帳簿、財務會計報告涉及金額在五十萬元以上的;    
    (二)依法應當向監察機關、司法機關、行政機關、有關主管部門等提供而隱匿、故意銷毀或者拒不交出會計憑證、會計帳簿、財務會計報告的;
    (三)其他情節嚴重的情形。
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